Mensen houden niet van verandering. Daarom zijn bij infrastructurele werken goede communicatie en doelgericht overleg noodzakelijk. Heel wat van die grote projecten komen niet aan die verzuchting tegemoet. Het traditionele principe van hoorzittingen laat immers zelden toe dat betrokkenen ook deelnemers en ‘partners’ worden.

Hoorzittingen drukken mensen in de rol van dwarsligger
De huidige vorm van hoorzittingen nodigt uit tot oppositie in plaats van constructie. De discussie wordt gedomineerd door mondige personen, wat meestal betekent: diegenen die het felst tegen zijn. Individuele belangen worden vermomd als groepsbelangen, belangen van een beperkte groep als een algemene ongerustheid. Dit is het beruchte fenomeen van de ‘zwijgende meerderheid’. Omdat niet iedereen zijn mening geeft op een hoorzitting worden zij ‘gerecupereerd’ en naadloos ingeschakeld in de argumentatie van de tegenstand.
Hoorzittingen zijn het verkeerde middel op het verkeerde moment. Ze worden vaak te vroeg of te laat in het procesverloop georganiseerd. Als een hoorzitting te vroeg valt, heeft men als projectleider niet genoeg te vertellen. Men kan de mensen nog geen definitieve plannen tonen, waardoor er ongerustheid ontstaat. In deze fase is de input van de burger echter wel noodzakelijk om tot een geslaagd project te komen, maar hoorzittingen zijn daarvoor niet het juiste middel.

De drie fasen van infrastructurele werken
Een project voor infrastructurele werken doorloopt drie fasen: de studiefase, de planfase en de fase van de werkzaamheden.
In de studiefase voert het onderzoeksbureau technische en andere studies uit. In die fase heeft men er behoefte aan te weten wat de ideeën, suggesties en problemen van de betrokken partijen zijn. Zodra de beslissing over het concept of het tracé genomen is, begint men met ontwerpen en plannen. Hoe ziet het er concreet uit, wanneer zullen de werkzaamheden beginnen en binnen welke tijdsplanning denkt men alles te kunnen afronden? Omdat de plannen concreet vorm krijgen, kunnen ze nu ook getoond worden. Zodra de planning gereed is, kan de aannemer met het werk starten en zal in de meeste gevallen ook overlast ontstaan. Vanaf dat ogenblik komt het erop aan om draagvlak te creëren door het eindresultaat alvast te promoten en de bevolking te betrekken bij het voorkómen van overlast.

De input-outputcurve
Een van de cruciale vragen is wannéér men binnen de grenzen van de Tracéprocedure start met het informeren van de burger. De input-outputcurve stelt dat informatievergaring en uitgaande informatie twee compenserende vaten zijn, met veel input bij de start en voornamelijk output naar het einde.
Omdat er nog niet veel concreet is of vaststaat, is er in de studiefase nauwelijks output. Bij het begin van de planfase is de input maximaal, omdat men vooral tijdens die fase informatie nodig heeft van bewoners of bedrijven. Zij kennen de probleempunten van hun omgeving het best. Hoorzittingen kunnen in die fase het best vervangen worden door kwalitatief onderzoek op basis van ideeënpanels. In de loop van de planfase worden de plannen concreter, waardoor de focus verschuift van input naar output. Daarvoor worden informatietentoonstellingen gebruikt of informatiesessies. Die richt men op individuen en kleine groepen om de betrokkenheid te vergroten en tegemoet te komen aan individuele vragen. Op die manier verstomt ook de megafoon van het particulier belang. Als de werkzaamheden eenmaal begonnen zijn, moet er nog weinig input verzameld worden, maar wordt vooral informatie verschaft over hinder, omleidingen,
planning, enzovoort.
Een van de grote uitdagingen bestaat erin iedereen maximaal te betrekken en te informeren. Als het bijvoorbeeld over verkeersveiligheid gaat, moet elke verkeersgebruiker aangesproken worden. De visie van een 14-jarige die elke dag met de fiets door het verkeer moet laveren op weg naar school, is net zo relevant als die van het bedrijf verderop.